In klassischen Druckbetrieben ist es seit einigen Jahren eine klare Sache:
„ohne Workflow geht nichts“. Dies ist im Digitaldruckumfeld, Grossformatdruckereien, Agenturen und  in Marketingagenturen noch nicht der Fall. Es ist durchaus üblich pro Ausgabegerät (im Druck) ein RIP zu besitzen und die Daten manuell von einem Hotfolder in einen anderen zu schubsen. Zusätzlich wird die Datenorganisation und der Datenversand manuell organisiert . Je nach persönlicher Arbeitsweise kann dies mehr oder weniger strukturiert erfolgen. Das mag zunächst unkompliziert klingen, aber es verbirgt sich ein gewisses Potential an Problemen dahinter.

Das beginnt damit das oftmals mehrfache Anmeldungen an diversen Servern und Rips mit verschiedenen Benutzername/Passwort Kombinationen notwendig sind.
Dazu kommen dann oftmals komplizierte Ordnerstrukturen und Namensgebungen dieser Netzwerkpfade. Dies hängt im wesentlichen davon ab ob man den Vorgaben der Hersteller folgt oder Konsequent sein eigenes Netzwerkkonzept hat und verwirklicht. Ersteres ist zunächst einfacher und besser im Supportfall, letzteres macht den Produktionsalltag leichter. Denn ohne sinnvolle Namensgebung verliert man schnell den Überblick über den „Verbleib“ der Produktionsdaten. Dies bedingt dann zwangsläufig einen gewissen Aufwand für die Produktions- und Auftragskontrolle. Fragen wie „Welches ist die aktuelle Version“, „Welche Datei ist jetzt auf dem RIP“, „Welche Datei hatte der Kunde freigegeben“, „Der Kollege Mustermann weiss wo das File steckt“ dürften Ihnen allen bekannt sein …

So kommt es dann auch zum Phänomen des Netzwerk Gurus und des Produktions Wizards. Beide sind im Grunde damit beschäftigt „den Produktions-Laden“ am laufen zu halten und dem Team bei Problemfragen als interner Support zur Seite zu stehen … Um nicht aufgeschmissen zu sein wenn einer dieser Experten ausfällt – sei es durch Urlaub oder Krankheit – ist es unbedingt notwendig weitere Mitarbeiter einzuweihen, was einen erhöhten Schulungsaufwand bedeutet.

Die Liste der Nachteile ist sicher noch nicht komplett reicht aber aus um den Nutzen eines zentralen Workflowsystems aufzuzeigen. Hier sind die Organisation der Daten, deren Versionierung, Namensgebung und Verteilung strukturiert, gleichbleibend und automatisch hinterlegt. Der Zugriff erfolgt über ein Softwareinterface und die Abwicklung wird in immer gleicher Art und Weise erfolgen. Jobsques, Datenarchive, Prozes-Stati und vieles mehr erleichtern es die Übersicht zu behalten. Hinter den Ausgabewegen sind nur jene Produktionswege und Schritte hinterlegt, die in Ihrem Umfeld und für Ihre Produktions Sinn machen. Evtl. sind kundenspezifische Details auch automatisiert. Da die meisten Workflowsysteme auch Funktionen für Preflight (Datenkontrolle), Datenkorrektur und Colormanagement besitzen bekommt man ohne weiteren Aufwand eine verbesserte Datenqualität und damit bessere Ergebnisse bzw. weniger Probleme. Benutzer-Logins und Netzwerkstrukturen müssen nicht mehr an das Personal übergeben werden, wenn der Zentrale Produktionsserver entsprechend konfiguriert wurde. Die einzelnen RIPs sind ein Client der zentralen Steuerung und können meist über Hotfolder, Druckeranbindung, FTP oder andere Netzwerkprotokolle eingebunden werden.

Die Komplexität verschwindet dabei für den Bediener hinter einer Software oder Weboberfläche. Gerade bei „Webbrowser basierenden Systemen“ kann von nahezu über all aus das System gesteuert und überwacht werden. Mit ein paar kleinen technischen Massnahmen sogar auch per Handy / Tablett PC draussen im WWW. Zusätzlich kann so ein System mit einem Portal für die Druckdatenanlieferung und Versand erweitert werden.

Übersicht, strukturiertes/industrielles Arbeiten, Zentrale Steuerung bedeuten einfach mehr Sicherheit und somit ein entspannteres Arbeiten. Damit ist dies für mich ein klares Credo für einen Workflow – unabhängig davon wie viele Mitarbeiter ein Betrieb hat. Es gibt am Markt diverse Lösungen für kleine und grosse Budgets, für den „Heimwerker“ der den Workflow selber designen und einrichten möchte und als Schlüsselfertige Installation. Fragen Sie sich selbst ob es nicht an der Zeit ist alte Arbeitsweisen zu optimieren und die „Hotfolder“ unter einem Workflow verschwinden zu lassen. Nicht zu letzt haben die grossen Internet-Druckereien Erfolg weil sie industriell denken und produzieren.    Alexander Demmler LS